Требование ФНС по НДФЛ: как отвечать
Что делать, если пришло требование ФНС по НДФЛ и страховым взносам: как проверить законность, разобрать причины, подготовить пояснения по 6‑НДФЛ и РСВ и не спровоцировать доначисления.
Большинство требований ФНС по НДФЛ и страховым взносам сейчас формируется не «вручную», а по итогам работы АСК ДФЛ и автоматической проверки контрольных соотношений 6‑НДФЛ и РСВ.
Система видит:
- расхождения между исчисленным, удержанным и перечисленным НДФЛ;
- отличия базы по 6‑НДФЛ и РСВ;
- зарплаты ниже МРОТ и среднеотраслевого уровня по региону и виду деятельности.
По этим сигналам инспектор получает предзаполненное требование и направляет его компании. От того, как вы ответите на первое требование, часто зависит, останется ли всё на уровне пояснений или перерастёт в доначисления и жёсткий контроль.
Ниже — пошаговый порядок действий и типичные ситуации именно по НДФЛ и страховым взносам.
1. Проверьте законность требования
Общий принцип, который я много раз разбирал по требованиям ФНС:
- Определите правовое основание:
есть ли в требовании ссылка на ст. 88 НК РФ (камеральная проверка) или иные нормы (например, ст. 93, 93.1 НК РФ).
Проверьте:
- указан ли конкретный расчёт (6‑НДФЛ, РСВ), период, суть расхождений.
Если требование явно выходит за рамки закона (некорректная статья, непонятный предмет, «рыбное» требование без конкретики) — иногда целесообразно сначала задать уточняющие вопросы или обжаловать действия инспекции, а не спешить подгонять отчётность под «желания системы».
2. Понять, за что именно «зацепилась» ФНС
По опыту, требования по НДФЛ и взносам чаще всего связаны с:
- контрольными соотношениями внутри НДФЛ;
- сопоставлением НДФЛ и РСВ;
- анализом АСК ДФЛ уровня зарплат (МРОТ и среднеотраслевая);
- расхождениями с банковской выпиской по выплатам физлицам;
- фактом несдачи 6‑НДФЛ, когда ФНС считает, что обязанность есть.
Перед тем как писать пояснения:
- поднимите исходные расчёты 6‑НДФЛ и РСВ за нужный период;
- проверьте суммы по ключевым строкам (исчислено/удержано/перечислено, облагаемая база);
- сопоставьте отчётность с фактическими выплатами (зарплатные проекты, касса);
- посмотрите, не было ли у вас в периоде аномалий: резкого падения ФОТ, изменения числа сотрудников, массовых отпусков без содержания и т.п.
3. Общие правила для пояснений по НДФЛ и взносам
Полезные базовые принципы:
- Пояснения должны быть конкретными, а не общими.
«Ошиблись, исправимся» — плохой вариант, лучше чётко описать что, когда и почему произошло. - Опирайтесь на НК РФ и разъяснения ФНС.
Если расхождение объясняется нормами о дате получения дохода, вычетах или необлагаемых выплатах — сослаться на статью и пункт. - При необходимости — прикладывайте документы:
фрагменты расчётов, табели, приказы, справки, расшифровки выплат. - Срок ответа по требованиям - 5 рабочих дней.
4. Типовые ситуации по 6‑НДФЛ и как на них реагировать
4.1. ФНС считает, что НДФЛ занижен
Частые причины:
- резкое снижение фонда оплаты труда по сравнению с прошлым периодом;
- существенная разница между исчисленным и перечисленным налогом;
- по данным АСК ДФЛ — зарплаты ниже МРОТ и/или среднеотраслевой.
В ответе важно:
- описать реальные причины:
неполная занятость, сезонность, сокращение премий, простой, отпуска без содержания; - показать, что МРОТ соблюдён с учётом режима работы;
- при необходимости — приложить табели, приказы о переводе на неполный рабочий день, положение об оплате труда.
Писать в стиле «так сложилось на рынке, платим меньше» без документальной базы — прямой путь к повышению рисков.
4.2. Не выполняются контрольные соотношения внутри 6‑НДФЛ
Например:
- исчисленный НДФЛ не совпадает с удержанным;
- удержанный не совпадает с перечисленным.
Алгоритм:
- проверяете, нет ли технической ошибки: ОКТМО, перепутанные строки;
- если ошибка есть — подаёте уточнённый расчёт и в пояснениях указываете, что расчёт исправлен;
- если расчёт корректен, объясняете экономику расхождения:
перерасчёты, возврат излишне удержанного налога, различия в датах начисления и выплаты, частичные выплаты, премии, выплаченные в другом периоде.
В ответе лучше прямым текстом писать, какая операция и в каком размере дала расхождение, а не ограничиваться фразой «данные отражены корректно».
4.3. Расхождение с данными других отчётов (РСВ, бухгалтерия)
Классика:
- суммы доходов по 6‑НДФЛ и РСВ не совпадают;
Здесь важно:
- понимать, что базы по НДФЛ и страховым взносам действительно различаются по НК РФ;
- чётко показать, за счёт каких операций возникла разница:
аренда имущества у физлиц, выплаты бывшим сотрудникам, компенсации, необлагаемые взносами суммы и т.п.; - при необходимости — сделать таблицу-расшифровку по ключевым физлицам/видам выплат.
4.4. Расхождения с банковской выпиской
ФНС сопоставляет:
- данные о начисленных и выплаченных доходах из 6‑НДФЛ;
- суммы переводов физлицам по расчётному счёту.
Если часть зарплаты выдавалась из кассы, а по банку движение меньше — это нормально, но нужно объяснить:
- что часть выплат произведена наличными,
- сослаться на основания (кассовая дисциплина, положение о расчётах),
- указать, за какой период и в каком объёме.
4.5. «Не сдан 6‑НДФЛ»
Частый кейс:
- нет сотрудников и/или не начислялись доходы физлицам;
- ФНС всё равно шлёт напоминания.
Ответ:
- прямо указать, что в периоде не было доходов физлицам,
- сослаться на нормы НК РФ о статусе налогового агента и обязанности сдавать 6‑НДФЛ только при выплате доходов,
- подчеркнуть, что обязанности по НДФЛ в периоде не возникало.
5. Зарплата ниже МРОТ и среднеотраслевой: ответы на «зарплатные» требования
Требования по зарплатам сейчас во многом формируются АСК ДФЛ. ФНС может отдельно спросить:
- почему зарплата отдельных сотрудников ниже МРОТ;
- почему средняя зарплата в организации ниже среднеотраслевой по региону.
Здесь важно разделять:
- МРОТ — жёсткое требование трудового законодательства;
- среднеотраслевая — ориентир для налогового риска, а не норма закона.
В пояснениях:
- по МРОТ: показать, что при пересчёте на полную ставку оклад не ниже МРОТ; если есть неполное рабочее время — подтвердить это документами;
- по среднеотраслевой: описать объективные причины (сезонность, низкая квалификация, отсутствие заказов, специфика региона), приложить приказы, положения об оплате.
6. Пояснения по РСВ в связке с НДФЛ
ФНС часто запрашивает пояснения одновременно по НДФЛ и страховым взносам. Основные темы:
- снижение численности или ФОТ;
- большие суммы необлагаемых выплат;
- расхождения по данным фактических выплат (банковские выписки) и РСВ.
Подход аналогичный:
- чётко описать, что произошло (сокращение, автоматизация, окончание проекта и т.п.);
- по необлагаемым выплатам — дать расшифровку по видам и ссылку на ст. 422 НК РФ;
- по расхождениям с банком — объяснить ошибки в назначении платежа или особенности учёта (например, подотчётные суммы, а не зарплата).
7. Чего не стоит делать в ответ на требование по НДФЛ
На практике опасны такие шаги:
- «на автомате» подавать уточнённые расчёты и доначислять НДФЛ/взносы, не понимая сути претензий;
- переписывать договоры и табели задним числом под картинку «для инспектора»;
- признавать «серые» выплаты в переписке без чёткой стратегии, если они были;
- игнорировать требование или отвечать одной фразой «ошибок нет».
8. Чем я могу помочь при требованиях по НДФЛ и страховым взносам
Как налоговый юрист я:
- разбираю конкретное требование ФНС и протоколы контрольных соотношений;
- анализирую 6‑НДФЛ, РСВ, ФОТ и данные, которые могла использовать АСК ДФЛ;
- помогаю понять, где реальная ошибка, а где «автоматический перегиб» системы;
- готовлю взвешенные пояснения по НДФЛ и страховым взносам, с расчётами и ссылками на нормы;
- при необходимости — сопровождаю на комиссии по НДФЛ и легализации зарплаты.
Моя задача — не подгонять отчётность под «среднюю температуру по больнице», а защитить вашу реальную модель оплаты труда там, где она законна, и минимизировать потери там, где корректировки всё же нужны.